Stud.IP bietet eine sehr leistungsfähige Verwaltung von Dokumenten innerhalb von Veranstaltungen. Jede Veranstaltung verfügt automatisch über virtuelle Veranstaltungsordner, in die jede Person, die die entsprechende Veranstaltung abonniert hat, ihre Hausarbeiten, Thesenpapiere und andere Materialien, die der Veranstalzung zur Verfügung gestellt werden sollen, ablegen kann. Diese sind anschliessend sofort für alle anderen Veranstaltungsteilnehmer verfügbar.
Das heisst: kein Ärger mehr mit überflüssigen Wegen
in verstaubte Hinterzimmer muffiger Bibliotheken -um dann festzustellen, daß die Kopie noch nicht da, gerade unterwegs oder geklaut ist.
Der Zugriff auf die Dateien erfolgt über zwei unterschiedliche Wege: Sie finden Dateien zum einen unter dem Reiter Dateien innerhalb einer Veranstaltung und zum anderen haben Sie die Möglichkeit, direkt auf dem Ablaufplan (der Reiter Ablaufplan) einzusehen, zu welchen Terminen bereits Dateien hochgeladen wurden. Neben dem Termin erscheinen dann ein oder bis zu fünf Symbole, die verdeutlichen, ob Dateien eingestellt wurden. Mit einem Klick auf ein Symbol gelangen sie ebenfalls direkt in die Dateiverwaltung.
Die Symbole deuten darauf hin, um was für eine Art von Datei es sich handelt. Möglich sind z.B.
für Powerpoint-Präsentationen,
für
Excel-Dateien oder
für komprimierte
Dateien.
Öffnet man die Dateiverwaltung, so erhält man etwa folgende Seite:
In der Dateiverwaltung haben Sie die Möglichkeit, zwischen der Ordneransicht und einer Ansicht aller Dateien des Seminars zu wechseln. Ausserdem können Sie hier neue Dateien einstellen
Die Ordneransicht
In jedem Seminar ist der Allgemeine Ordner vorhanden. In diesem
befinden sich alle Dokumente, die allgemein für das Seminar zur Verfügung
stehen. Auch Seminarteilnehmer können hier Dokumente ablegen, die keinem
speziellen Termin zugeordnet werden müssen oder wenn keine Termine in dem
Seminar angelegt wurden.
Zu jedem vorhandenen Serminartermin gibt es einen weiteren Ordner, in dem die
Dokumente, die speziell zum einem Thema oder Termin angefertigt wurden, abgelegt
werden können.
Rechts nebem der Ordnerbeschreibungs sehen sie jeweils ein Aktenordnersymbol,
das je nach Zustand des Ordners unterschiedlich aussehen kann:
dieses Symbol verdeutlicht einen Ordner, in dem mindestens ein Dokument liegt
dieses Symbol verdeutlicht einen Ordner, der keine Dokumente enthält
Um einen Ordner zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Pfeil neben dem Aktenordner-Symbol. Sie können in dieser Übersicht auch mehrere Ordner und Dateien gleichzeitig öffnen.
Nun sehen Sie alle Dokumente, die sich in dem Ordner befinden. Angezeigt wird das Symbol für die Dateiart, der Name der Datei, in Klammern die Dateigrösse, der Name des Nutzers, der die Datei hochgeladen hat, sowie das Datum, an dem dies geschehen ist.
Klicken Sie nun auf den Pfeil neben dem Dateisymbol.
Sie sehen dann eine Beschreibung der Dateiinhalte und darunter mindestens zwei
Schaltflächen: herunterladen und als ZIP-Archiv.
Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben, also die Datei Ihre eigene ist oder Sie mindestens den Status Tutor innehaben, erscheinen auch noch
mehr Schaltflächen, z.B. zum verschieben oder löschen der Datei.
Um die Datei nun herunterzuladen, können Sie beide Schaltflächen benutzen:
Der Dateidownload wird nun gestartet.
Denken Sie daran, dass
der Download einer Datei unter Umständen ein Weilchen dauern kann und in
diesem Zeitraum möglicherweise nicht viel passiert. Der Download startet
auf jeden Fall, sobald Sie eine der Schaltflächen anklicken.
Zwar empfiehlt sich das herunterladen als ZIP-Archiv besonders für Modembenutzer:
Sie brauchen zum "entpacken" (=wiederherstellen) der Datei aus dem Archiv allerdings ein entsprechendes Programm, wie z.B. WinZIP.
Ohne dieses Programm ist die heruntergeladene Datei für Sie nicht benutzbar!
In das Betriebssystem WindowsXP ist
ein ZIP-Programm bereits integriert.
Um eine Datei online zu öffnen (nur für Besitzer von Standleitungen oder Flatrates zu empfehlen), klicken Sie auf das Datei-Symbol.
Die meisten Browser werden dann versuchen, die Datei sofort zu öffnen.
Wenn Sie auf das Dateisymbol klicken, wird Ihr Browser sofort versuchen die Datei anzuzeigen. Das kann lange dauern und klappt in dem Moment überhaupt nicht, wenn Sie z.B. eine Excel-Datei versuchen zu öffnen, aber kein Excel installiert haben. Insbesondere, wenn Sie auf Ihrem Computer Windows95/98/me oder ein Modem verwenden, sollten Sie Dateien nicht auf diese Art anzeigen lassen - es kann dabei unter Umständen sogar zu einem Absturz des Betriebssystems kommen.
Das ist kein Fehler von Stud.IP!
Die Komplettansicht
Wenn Sie in der Kopfzeile Alle Dateien anklicken, gelangen Sie
in eine Ansicht, die ihnen alle Dateien anzeigt werden, die in diesem Seminar
hochgeladen wurden. Dabei stehen die neuesten an oberster Stelle und sind mit einem roten Pfeil markiert.
Die Bedienung erfolgt hier nach dem gleichen Prinzip wie in der Ordneransicht. Sie brauchen hier allerdings keine Ordner mehr aufklicken, da es sich um eine einzige Liste aller Dateien handelt, die nicht mehr in verschiedene Ordner unterteilt wird.